1. Objeto del Acuerdo
Kokotabi ofrece servicios de asistencia turística, coordinación logística y elaboración de itinerarios guiados en Japón.
Estos términos y condiciones regulan la relación comercial y operativa entre Kokotabi y la empresa colaboradora (en adelante, la Empresa).
La contratación o confirmación de cualquier servicio por parte de la Empresa implica la aceptación de los presentes términos.
2. Tipos de Servicios
Kokotabi ofrece diversas modalidades de servicio adaptadas a las necesidades de empresas, agencias o instituciones:
• Itinerarios Prearmados: Planes previamente diseñados por Kokotabi, operados por asistentes del equipo. Están sujetos a disponibilidad y no incluyen modificaciones estructurales.
• Itinerarios Personalizados: Diseñados y ejecutados a medida de los requerimientos de la Empresa o sus clientes finales. Ofrecen flexibilidad en la planificación y ejecución.
• Itinerarios VIP: Experiencias exclusivas dirigidas a clientes de alto nivel, desarrolladas y operadas por los guías más experimentados de Kokotabi, con atención personalizada y acompañamiento continuo.
3. Reservas y Pagos
• Para confirmar una colaboración o reserva de servicios, se requiere el pago del 100% del monto total.
• El pago deberá realizarse dentro del plazo establecido por Kokotabi al momento de la confirmación.
• Los precios pueden variar según temporada, disponibilidad, volumen de servicios o condiciones externas.
• Todos los pagos deberán efectuarse en la moneda y método acordados previamente (transferencia bancaria, tarjeta o plataforma digital).
4. Cancelaciones y Reembolsos
• Cancelaciones con 1 mes o más de anticipación: se reembolsará el monto abonado, descontando los costos de transferencia u otros gastos administrativos.
• Cancelaciones con menos de 1 mes de anticipación: no se realizará ningún reembolso.
• Si Kokotabi cancela por razones ajenas a la Empresa, se ofrecerá un reembolso total o la posibilidad de reprogramar el servicio en acuerdo mutuo.
5. Responsabilidad y Limitaciones
• Kokotabi no se hace responsable por inconvenientes, demoras o cancelaciones originadas por servicios de terceros (transportes, hoteles, restaurantes, etc.), incluso si fueron gestionados durante el tiempo de asistencia.
• La Empresa es responsable de garantizar que sus clientes cuenten con documentación válida, seguros de viaje y cumplimiento de normativas migratorias.
• Kokotabi no asume responsabilidad por accidentes, pérdidas, daños o perjuicios ocurridos durante el servicio.
6. Accidentes y Situaciones Médicas
• Kokotabi no se responsabiliza por accidentes, lesiones, enfermedades, gastos médicos, hospitalizaciones ni fallecimientos ocurridos durante la prestación del servicio.
• Es responsabilidad de la Empresa asegurar que los participantes cuenten con cobertura médica internacional adecuada.
• En caso de emergencia, Kokotabi brindará asistencia básica de coordinación hasta donde sea razonablemente posible.
7. Modificaciones del Servicio o Itinerario
• Kokotabi se reserva el derecho de ajustar los itinerarios o servicios por razones climáticas, logísticas, de transporte, disponibilidad o fuerza mayor.
• Las solicitudes de modificación por parte de la Empresa deberán realizarse con al menos 7 días de anticipación y estarán sujetas a disponibilidad y posibles costos adicionales.
• Cambios realizados durante la ejecución del servicio podrán afectar el desarrollo del itinerario, sin responsabilidad atribuible a Kokotabi.
8. Designación del Personal o Asistente
• Kokotabi asignará los asistentes o guías adecuados según el tipo de servicio.
• En caso de fuerza mayor (enfermedad, imprevistos, etc.), Kokotabi podrá reemplazar al asistente asignado sin que esto afecte la validez del acuerdo.
• Si la Empresa solicita un asistente o guía específico, dicha solicitud estará sujeta a disponibilidad y podrá implicar un costo adicional.
9. Coordinación Logística y Comunicación
• Ambas partes se comprometen a mantener una comunicación fluida antes, durante y después del servicio para garantizar el correcto desarrollo de la experiencia.
• Toda instrucción, modificación o confirmación relevante deberá realizarse por escrito (correo electrónico u otro medio acordado).
• Kokotabi no se responsabiliza por errores derivados de información incompleta o no confirmada oportunamente por la Empresa.
10. Conducta y Profesionalismo
• Kokotabi se compromete a mantener los más altos estándares de atención y comportamiento profesional durante el servicio.
• Si el comportamiento de los clientes de la Empresa resulta inapropiado o pone en riesgo la integridad del servicio, el asistente podrá finalizar la actividad de forma inmediata, sin derecho a reembolso.
• Los costos adicionales derivados de incidentes provocados por los clientes serán responsabilidad de la Empresa.
11. Facturación y Documentación
• Kokotabi emitirá una factura o comprobante oficial correspondiente a los servicios contratados.
• Los montos facturados estarán expresados en yenes japoneses (JPY) salvo acuerdo distinto.
• Cualquier diferencia o ajuste contable deberá notificarse dentro de los 10 días posteriores a la emisión de la factura.
12. Confidencialidad y Protección de Datos
• Ambas partes se comprometen a mantener la confidencialidad sobre toda la información comercial, operativa o estratégica intercambiada.
• Los datos personales de los clientes o representantes serán tratados conforme a la legislación vigente y utilizados exclusivamente para la prestación del servicio.
• Ninguna de las partes podrá divulgar información sin consentimiento previo por escrito, salvo obligación legal.
13. Fuerza Mayor
Kokotabi no será responsable por incumplimientos o demoras causadas por situaciones fuera de su control razonable, incluyendo fenómenos naturales, huelgas, cierres de transporte, pandemias o decisiones gubernamentales.
14. Jurisdicción y Legislación Aplicable
Estos términos se rigen por las leyes vigentes en Japón.
Cualquier disputa o desacuerdo se resolverá preferentemente de forma amistosa. De no ser posible, ambas partes acuerdan someterse a la jurisdicción de los tribunales competentes de Tokio, Japón.
15. Tardanzas y Extensión de Horarios
• En caso de que los clientes de la Empresa lleguen con retraso al punto o al horario de inicio del itinerario, Kokotabi no realizará extensiones para compensar el tiempo perdido.
• El horario de finalización del servicio será el acordado originalmente al momento de la contratación.
• Si la Empresa o sus clientes desean extender el servicio más allá del horario pactado, dicha extensión deberá ser autorizada por el asistente o por Kokotabi y estará sujeta a un cargo adicional por hora, cuyo monto será informado previamente.
• Las demoras ocasionadas por los clientes o por decisiones operativas ajenas a Kokotabi no eximen del cumplimiento del horario ni modifican las condiciones de pago.
16. Aceptación de los Términos
La contratación o colaboración con Kokotabi implica la aceptación plena de estos términos y condiciones por parte de la Empresa.
